Gestion administrative externalisée : documents classés, fichiers clients à jour
En bref
Nommer et classer les documents, tenir les fichiers clients et fournisseurs à jour, préparer les courriers récurrents : personne n’en a le temps, et tout le monde en paie le prix le jour où il faut retrouver une pièce. Auperdia tient cet ordre pour vous, selon vos règles.
La situation
Ces tâches n’ont pas d’échéance : elles passent donc après tout le reste. Les documents s’empilent dans une boîte de réception ou un dossier « à trier », les fiches clients gardent une ancienne adresse, et le même courrier est refait de zéro chaque mois.
Le coût apparaît plus tard : une pièce introuvable le jour où on la demande, une facture envoyée au mauvais contact, une heure perdue à chercher un contrat.
Ce que vous y gagnez
Le bon document, tout de suite
Contrat, attestation, facture : la pièce que demande un client, une banque ou un contrôle se trouve là où elle doit être.
Un dossier comptable à l’heure
Des justificatifs classés au fil de l’eau évitent le rattrapage de fin de mois et les relances de votre expert-comptable.
Moins d’erreurs qui coûtent
Un fichier client à jour, c’est une facture envoyée au bon contact et un courrier qui arrive.
Exemple chiffré : le temps que cette tâche prend aujourd’hui
Les valeurs ci-dessous sont un exemple : remplacez-les par les vôtres.
documentsnommage et classement
2 h
fiches à mettre à jourclient ou fournisseur
40 min
- Temps passé sur cette tâche
- 2 h 40 par semaine
- Temps qui vous est rendu
- 2 h 08 par semaine
Aujourd’hui
Avec Auperdia
Hypothèse : vous gardez 20 % du temps pour contrôler et valider.
Le temps passé aujourd’hui est un calcul sur vos chiffres. Le temps rendu repose sur une hypothèse, pas sur un résultat obtenu par Auperdia : le diagnostic sert à la vérifier sur vos volumes réels.
Ce que nous prenons en charge
Classement et nommage
Chaque document reçu est nommé selon votre règle et rangé au bon endroit, dans l’espace que vous utilisez déjà.
Mise à jour des fichiers
Changement d’adresse, nouveau contact, nouveau fournisseur : vos fichiers sont mis à jour à partir des informations reçues.
Courriers et dossiers récurrents
Les documents qui reviennent à échéance fixe sont préparés à partir de vos modèles, puis vous sont soumis.
Signalement des pièces manquantes
Un dossier incomplet est signalé, avec la liste de ce qui manque.
Ce qui reste entre vos mains
- Les règles de classement et de nommage : nous les formalisons avec vous si elles n’existent pas.
- La signature et l’envoi des courriers qui vous engagent.
- Le périmètre : les documents que vous préférez garder hors du service n’y entrent pas.
Ce que votre bilan mensuel vous montre
Vous y retrouvez les documents classés, les fiches mises à jour et les dossiers incomplets.
Voir un exemple de bilan mensuel
Est-ce adapté à votre activité ?
Adapté si
- Vos documents arrivent sous forme numérique.
- Vous voulez une règle de classement unique, appliquée sans exception.
- Vous gérez plusieurs entreprises, chacune avec ses habitudes.
Moins adapté si
- L’essentiel de vos documents est sur papier et n’est pas numérisé.
- Le classement relève d’une appréciation au cas par cas.
Et chaque mois ? Vous recevez un rapport sur ce périmètre : les volumes traités, ce qui a bloqué, et nos recommandations pour la suite.
Questions fréquentes
Nous n’avons pas de règle de classement. Peut-on démarrer quand même ?
Oui. L’analyse sert aussi à cela : nous partons de vos habitudes et proposons une règle simple, que vous validez.
Dois-je changer d’outil de stockage ?
Non. Nous partons de l’espace que vous utilisez déjà, après en avoir vérifié la compatibilité.
Tous mes documents sont-ils concernés ?
Non : vous fixez le périmètre. Les documents que vous souhaitez garder hors du service n’y entrent pas.
Exemples types : ces pages décrivent des situations courantes et la façon dont nous les traitons. Ce ne sont pas des témoignages clients.