Externaliser l’administration des ventes (ADV) : de la commande à la facture
En bref
Les commandes arrivent par email, par téléphone ou par un portail, et quelqu’un doit les ressaisir, éditer la facture, puis suivre la livraison. Auperdia exécute cette chaîne dans vos outils, selon votre procédure. Vous gardez les cas particuliers et la relation avec vos clients.
La situation
L’administration des ventes repose souvent sur une ou deux personnes. Chaque commande demande les mêmes gestes : la saisir dans le logiciel de gestion, vérifier le prix, confirmer au client, éditer la facture, puis suivre la livraison.
Tant que le volume reste modéré, cela tient. Quand il augmente, les saisies prennent du retard, des erreurs se glissent dans les factures, et le temps manque pour traiter les litiges, qui demandent, eux, du jugement.
Ce que vous y gagnez
Une trésorerie qui suit vos ventes
Une commande saisie le jour même est facturée plus tôt, donc payée plus tôt. Le délai entre la vente et la facture ne dépend plus de la charge de la semaine.
Moins d’erreurs à rattraper
Un prix ou une quantité vérifiés avant l’envoi évitent l’avoir, le litige et le paiement bloqué qui suivent une facture fausse.
Du temps pour les cas qui comptent
Vos équipes traitent les litiges et les clients particuliers, pas la ressaisie.
Exemple chiffré : le temps que cette tâche prend aujourd’hui
Les valeurs ci-dessous sont un exemple : remplacez-les par les vôtres.
commandessaisie, contrôle, confirmation et facture
5 h 20
- Temps passé sur cette tâche
- 5 h 20 par semaine
- Temps qui vous est rendu
- 4 h 16 par semaine
Aujourd’hui
Avec Auperdia
Hypothèse : vous gardez 20 % du temps pour contrôler et valider.
Le temps passé aujourd’hui est un calcul sur vos chiffres. Le temps rendu repose sur une hypothèse, pas sur un résultat obtenu par Auperdia : le diagnostic sert à la vérifier sur vos volumes réels.
Ce que nous prenons en charge
Saisie des commandes
Chaque commande reçue est enregistrée dans votre logiciel, avec les contrôles que vous avez définis : client existant, tarif appliqué, informations de livraison.
Devis et factures
Les devis et les factures sont édités à partir de vos modèles et de vos règles de numérotation.
Suivi des livraisons
L’état de chaque commande est tenu à jour. Un retard ou une anomalie vous est signalé, avec les éléments du dossier.
Préparation des litiges
En cas d’écart sur une quantité, un prix ou une livraison, les pièces sont rassemblées pour que vous puissiez trancher rapidement.
Ce qui reste entre vos mains
- Les conditions commerciales : prix, remises, délais de paiement.
- Les avoirs et les gestes commerciaux, soumis à votre accord avant exécution.
- La relation avec le client en cas de litige.
Ce que votre bilan mensuel vous montre
Vous y retrouvez les commandes traitées et leurs volumes. Celles qui posent question (prix inhabituel, client inconnu, information manquante) vous sont signalées sans attendre le bilan, et restent en suspens jusqu’à votre décision.
Voir un exemple de bilan mensuel
Est-ce adapté à votre activité ?
Adapté si
- Vos commandes suivent une procédure stable, même si elle n’est pas écrite.
- Elles arrivent sous une forme exploitable : email, bon de commande, export, portail.
- Leur traitement occupe quelqu’un plusieurs heures par semaine.
Moins adapté si
- Chaque vente est négociée au cas par cas, sans règle commune.
- Votre logiciel de gestion ne s’y prête pas : nous le vérifions avant de nous engager.
Et chaque mois ? Vous recevez un rapport sur ce périmètre : les volumes traités, ce qui a bloqué, et nos recommandations pour la suite.
Questions fréquentes
Faut-il changer de logiciel de gestion pour externaliser son ADV ?
Non. Auperdia part des outils que vous utilisez déjà. Leur compatibilité est étudiée pendant l’analyse : si une tâche ne peut pas être prise en charge avec un outil donné, vous le savez avant le démarrage.
Que se passe-t-il quand une commande sort de l’ordinaire ?
Elle n’est pas traitée d’office. Elle vous est signalée par votre gestionnaire, avec la raison du blocage, et vous décidez de la suite.
Qui reste l’interlocuteur du client ?
Vous. Auperdia exécute les opérations administratives ; la relation commerciale et les décisions restent les vôtres.
Exemples types : ces pages décrivent des situations courantes et la façon dont nous les traitons. Ce ne sont pas des témoignages clients.