Rappels de rendez-vous automatiques et demandes courantes : répondre vite, sans y passer la journée
En bref
Confirmer un rendez-vous, le rappeler la veille, répondre une fois de plus à la même question : ces messages comptent pour vos clients, mais ils interrompent sans cesse votre travail. Auperdia les envoie selon vos modèles et transmet les demandes particulières à la bonne personne.
La situation
Une partie des messages reçus chaque jour appelle toujours la même réponse : horaires, documents à fournir, état d’un dossier, déplacement d’un rendez-vous. Y répondre un par un morcelle la journée.
À l’inverse, quand ces réponses tardent, le client rappelle, s’impatiente, ou ne se présente pas au rendez-vous que personne ne lui a rappelé.
Ce que vous y gagnez
Moins de rendez-vous manqués
Un rendez-vous confirmé puis rappelé la veille a moins de raisons d’être oublié. Un créneau vide, c’est du temps que vous ne facturez pas.
Une image de réactivité
Une réponse qui arrive vite, même à une question simple, donne l’image d’une entreprise disponible et organisée.
Des journées moins hachées
Les questions répétitives ne vous interrompent plus : vous gardez les demandes qui méritent votre attention.
Exemple chiffré : le temps que cette tâche prend aujourd’hui
Les valeurs ci-dessous sont un exemple : remplacez-les par les vôtres.
messages courantslecture, réponse et suivi
3 h 45
rendez-vousconfirmation et rappel
1 h
- Temps passé sur cette tâche
- 4 h 45 par semaine
- Temps qui vous est rendu
- 3 h 48 par semaine
Aujourd’hui
Avec Auperdia
Hypothèse : vous gardez 20 % du temps pour contrôler et valider.
Le temps passé aujourd’hui est un calcul sur vos chiffres. Le temps rendu repose sur une hypothèse, pas sur un résultat obtenu par Auperdia : le diagnostic sert à la vérifier sur vos volumes réels.
Ce que nous prenons en charge
Confirmations et rappels de rendez-vous
Chaque rendez-vous est confirmé, puis rappelé au moment que vous avez choisi, avec les informations utiles.
Réponses aux demandes courantes
Les questions qui reviennent reçoivent la réponse que vous avez validée une fois, dans votre ton.
Tri et transmission
Une réclamation, une demande inhabituelle, un sujet sensible : le message est transmis à la bonne personne, avec son contexte.
Suivi des demandes
Chaque demande garde une trace : reçue, traitée ou transmise.
Ce qui reste entre vos mains
- La liste des questions courantes et le texte des réponses, que vous validez.
- Les réponses aux réclamations, soumises à votre accord.
- Tout ce qui demande un avis ou un engagement de votre part.
Ce que votre bilan mensuel vous montre
Vous y retrouvez ce qui a été répondu, ce qui a été transmis et à qui, et ce qui attend votre validation.
Voir un exemple de bilan mensuel
Est-ce adapté à votre activité ?
Adapté si
- Une part de vos messages appelle toujours la même réponse.
- Vos rendez-vous sont tenus dans un agenda partagé ou un logiciel.
- Vous acceptez de valider des modèles de réponse.
Moins adapté si
- Chaque demande exige un conseil personnalisé.
- Vos clients tiennent à un interlocuteur unique : seuls les confirmations et les rappels se délèguent alors.
Et chaque mois ? Vous recevez un rapport sur ce périmètre : les volumes traités, ce qui a bloqué, et nos recommandations pour la suite.
Questions fréquentes
Que devient une demande qui ne correspond à aucun modèle ?
Elle n’est pas traitée d’office. Elle est transmise à la personne que vous avez désignée, avec l’historique de l’échange.
Une réponse à une réclamation peut-elle partir sans mon accord ?
Non. Répondre à une réclamation fait partie des actions sensibles : la réponse attend votre accord avant d’être envoyée.
Faut-il un logiciel de prise de rendez-vous particulier ?
Non. Nous partons de l’agenda ou du logiciel que vous utilisez déjà, après en avoir vérifié la compatibilité.
Exemples types : ces pages décrivent des situations courantes et la façon dont nous les traitons. Ce ne sont pas des témoignages clients.